Закон гласит, что персональные данные (ПД) необходимо уничтожить когда:

  • сведения получены нелегально;
  • задача изменена или выполнена;
  • собственник ПД решил отозвать согласие.

С 1 марта текущего года государство внесло изменения в закон о персональных данных и изменило порядок уничтожения ПД.

Как было до 01.03.2023:

  • компании и ИП ставили в известность Роскомнадзор о каждом изменении в ПД не позднее чем через 10 рабочих дней после корректировки;
  • государство не требовало доказательств уничтожения ПД. Оператор сам устанавливал акт, алгоритм уничтожения и утверждал их в своих приказах.

Как стало после 01.03.2023: 

  • компании и ИП информируют Роскомнадзор по всем изменениям ПД за месяц до 15 числа следующего месяца. 
  • Роскомнадзор требует документального подтверждения уничтожению персданных (приказ №179 от 28.10.2022) двумя документами:

1. Акт, который фиксирует ликвидацию ПД

2. Отчет из журнала событий в информационной системе ПД.

В случае, когда оператор использует ручной способ обработки данных, потребуют только Акт. Срок хранения подтверждающих документов – 3 года.

Рисунок 1.


Какие штрафы ждут нарушителей (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ):

При невыполнении требований и отсутствии Акта придется заплатить в казну:

  • должностному лицу – от 8 до 20 тыс. руб.;
  • организации – от 50 до 90 тыс. руб;
  • ИП – от 20 до 40 тыс. руб.

Как отразить факт уничтожения ПД в 1С

Реализовать возможность уничтожения ПД позволяет конфигурация 1С:ЗУП 8 (ред. 3). Алгоритм действий:

1. Установить метку в разделе Настройка пользователей и прав – «Уничтожать персональные данные».

2. В специальном окне указать через какое количество лет персональные данные должны быть удалены.

Рисунок 2.


3. В поле «Список уволенных» автоматически отразится перечень уволенных работников, а также период хранения из данных на основании заданного периода.

4. С помощью клика по «Создать акты» сформировать и распечатать акты об уничтожении ПД конкретных или всех сотрудников.

Рисунок 3.


Важно! После формирования акта по физлицу, его ПД будут удалены навсегда – это необратимая ситуация.