С 1 сентября 2026 года компании, занимающиеся грузоперевозками, будут обязаны обмениваться перевозочными документами через единую государственную систему (ГИС ЭПД). Норма закреплена в Федеральном законе от 07.06.2025 № 140‑ФЗ о внесении изменений в Федеральный закон № 87‑ФЗ «О транспортно‑экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты РФ.

Какие документы нужно передавать в электронном виде
В электронном формате должны передаваться:
  • транспортная накладная;
  • заказ‑заявка;
  • экспедиторская расписка;
  • складская расписка;
  • поручение экспедитору;
  • железнодорожная накладная;
  • авианакладная.

Кто обязан использовать ЭПД
Электронные перевозочные документы необходимы компаниям, связанным с транспортом и логистикой: тем, кто заказывает транспорт для перевозки грузов или использует собственный транспорт для перевозки пассажиров и грузов. Разберём подробнее.

1. Грузоотправители:
  • поставщики (организации, продающие товары и нанимающие перевозчика для доставки покупателю);
  • экспедиторы (логистические операторы, организующие перевозку по поручению заказчика);
  • покупатели груза, нанимающие перевозчика для вывоза товара со склада поставщика.

  Примеры отраслей и компаний:
  • заводы;
  • добывающая промышленность;
  • строительство;
  • сельское хозяйство (как производитель);
  • медицинские поставки (регулярная поставка рецептурных препаратов);
  • маркетплейсы;
  • складские помещения;
  • крупные интернет‑магазины;
  • региональные торговые сети.

2. Перевозчики — компании с собственным транспортом, использующим его в коммерческих целях (им также нужны электронные путевые листы — ЭПЛ).

Примеры:
  • автопарки и автоколонны;
  • трамвайные и троллейбусные парки;
  • компании городских, междугородних, детских и экскурсионных перевозок;
  • такси.
Если компания возит грузы по заказу, она обязана оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН). К таким компаниям относятся:
  • ИП‑микроперевозчики;
  • грузоотправители с собственным транспортным парком;
  • крупные перевозчики («Деловые линии», СДЭК, DPD);
  • ТМС (управление автотранспортом);
  • средние перевозчики (парк до 30 машин / 6 500 перевозок в месяц);
  • распределительные центры;
  • строительные компании (например, аффилированные застройщики типа ПИК);
  • компании медицинских поставок;
  • маркетплейсы с собственным парком;
  • фуд‑ритейл («Магнит», X5, METRO);
  • курьерские службы.

3. Экспедиторы:
  • подписывают ЭТрН, если принимают груз во владение при заключении договора об организации перевозки;
  • оформляют экспедиторскую расписку;
  • подписывают электронный заказ‑заявку (ЭЗЗ), когда нанимают перевозчика;
  • оформляют ЭПЛ, если у них есть собственный транспорт.

С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны регистрироваться в реестре НЦТЛП «ГосЛог». Ведение деятельности без регистрации запрещено.

4. Грузополучатели:
  • подписывают транспортные накладные (ЭТрН) при подтверждении приёмки груза (без оплаты за подписание);
  • могут выступать и в других ролях (например, грузоотправителя или владельца транспорта).
 Примеры компаний:
  • несетевая розница (клиенты 54‑ФЗ);
  • распределительные центры (с собственным транспортом или без);
  • строительные и сельскохозяйственные компании;
  • организации медицинских поставок;
  • маркетплейсы;
  • складские помещения;
  • крупные интернет‑магазины и ритейл электроники;
  • фуд‑ритейл («Магнит», X5, METRO);
  • региональные торговые сети;
  • элеваторы;
  • добывающие предприятия;
  • склады ответственного хранения (СОХ).
Склады ответственного хранения (СОХ) принимают груз на хранение, обеспечивают его сохранность, ведут складской учёт и выдают груз по распоряжению владельца. По умолчанию они не организуют перевозку, не заключают договоры перевозки и не выступают грузоотправителем или перевозчиком (если это не прописано отдельно). С точки зрения документооборота СОХ относятся к грузополучателям: они подписывают ЭТрН при приёме груза на хранение от перевозчика.

Как подключиться к электронному документообороту
Компания «1С» разработала сервис 1С:ЭПД совместно с оператором «Калуга Астрал». Варианты подключения:
  • Для организаций, уже использующих 1С:ЭДО, настройка работы с ЭПД выполняется в несколько кликов.
  • Для компаний со сторонним ПО без интеграции с ИС ЭПД (информационной системой электронных перевозочных документов) предлагается подключение к конфигурации «1С».
  • Для небольших медицинских организаций, не работающих с «1С», доступна бесплатная конфигурация «1С:Клиент ЭДО».
Совместно с сервисом 1С:ЭПД работает мобильное приложение для работы с ЭТрН и ЭПЛ. Его могут использовать водители, механики, медики и ответственные за внесение показаний одометра.

Как это работает:
  1. Диспетчер подписывает титул и отправляет водителю анимированный QR‑код.
  2. Водитель предъявляет QR‑код инспектору ГИБДД вместо бумажных документов.
  3. Если у водителя нет интернета, он заранее открывает приложение и проверяет отображение QR‑кода. Код сохраняется в кэш‑памяти телефона и остаётся доступным без сети.
Важно: скриншоты QR‑кода не подойдут — он динамический, состоит из нескольких изображений и обновляется.

Преимущества электронного документооборота
  • оперативное получение информации об изменениях в процессе грузоперевозки;
  • возможность оставлять комментарии и пожелания по грузу в несколько кликов;
  • быстрое изменение адреса доставки;
  • хранение документов в электронном архиве;
  • снижение до нуля риска потери документов;
  • оперативный ввод изменений в документы.