Цифровизация затрагивает все больше областей не только в профессиональной деятельности человека, но и в обычной повседневной жизни. Пользователи Госуслуг уже привыкли к такому понятию, как цифровая подпись. Сотрудники организаций в своей деятельности успешно используют электронную цифровую подпись и электронный документооборот. Цифровые сервисы облегчают процессы, сокращают трудозатраты, позволяют в короткий срок выполнить больше операций.

С 1 сентября 2023 для сотрудников организаций меняются правила использования электронной подписи. В случае если срок сертификата на юр.лицо закончился, на сотрудника необходимо выпустить машиночитаемую доверенность.

  • Машиночитаемая доверенность (МЧД) –это электронный формат доверенности на сотрудника, выданный руководителем организации. Заменить машиночитаемую доверенность сканом бумажной доверенности или создать самостоятельно нельзя. Для электронной доверенности существует специальный единый формат, разработанный Минцифры РФ. Одним из реквизитов является 32-значный уникальный номер документа, который генерируется автоматически.

Выпустить электронную доверенность можно через Удостоверяющие центры; На сайте ФНС; В программном решении фирмы «1С» Бухгалтерия 3.0.

На сегодняшний день большинство государственных информационных систем уже работают с МЧД. Например, ФНС, СФР, Честный ЗНАК, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК. Электронные сервис для обмена документами 1С-ЭДО поддерживает работу с МЧД с 2022 года. Чтобы подписать документы от имени организации, сотрудник должен воспользоваться своей личной цифровой подписью и отправить файл с МЧД вместе с пакетом документов. При сдаче отчетности в ФНС, СФР доверенность нужно отправить заранее, документ будет принят и его номер зафиксирован. При отправке пакета документов нужно будет только выбрать номер МЧД. Заверять электронную доверенность на сотрудника может только руководитель организации своей электронной подписью. При необходимости руководитель может продлить, передоверить или отозвать доверенность сотрудника досрочно.